Op 18 februari 2023 is de Wet bescherming klokkenluiders in werking getreden. Deze wet vervangt de Wet Huis voor klokkenluiders. De nieuwe wet biedt meer mogelijkheden voor werknemers om misstanden in een onderneming te melden. Wat betekenen de nieuwe wettelijke vereisten voor uw onderneming?
Doel wet
Integriteit in de arbeidsrelaties staat hoog op de agenda. Dat is in de media te merken, maar ook op wetgevingsbeleid zijn er ontwikkelingen. Bijvoorbeeld de Wet bescherming klokkenluiders (‘Wbk’). Werkgevers met tenminste 50 (tot 250) werkzame werknemers zijn per 17 december 2023 verplicht om een meldregeling vast te stellen voor het melden van een vermoeden van een misstand binnen de eigen organisatie. Werkgevers met tenminste 250 werknemers zijn al per 18 februari jl. daartoe verplicht.
Werkgevers die al een meldregeling hebben, moeten deze aanpassen aan de verscherpte vereisten van de Wbk. Kort gezegd moet de nieuwe meldregeling waarborgen dat eenieder die bij een organisatie werkt zonder benadeling een interne of externe melding kan maken van een vermoeden van een ‘misstand of inbreuk’. Wat houdt dit precies in?
Vereisten meldregeling
De Wbk is een gevolg van de noodzakelijke implementatie van Europese regels (Richtlijn 2019/1937/EU). De wet kent tevens een eigen terminologie. Een ‘melder’ omvat bijvoorbeeld naast de reguliere werknemer ook onbezoldigde stagiairs, aandeelhouders, sollicitanten, vrijwilligers en zzp’ers. Wat verder nieuw is onder de zon met de Wbk is dat melders op een aantal fronten een grotere bescherming hebben verkregen.
Wat zijn de belangrijkste wijzigingen?
Bestaande meldregelingen moeten bijgevolg verplicht worden geüpdatet met de betere en nieuwe beschermingsmaatregelen. Waar moeten werkgevers dan aan denken?
Een werkgever is onder andere verplicht om aan diens werknemers informatie beschikbaar te stellen over de interne meldregeling, de wijze waarop een vermoeden van een misstand extern kan worden gemeld en de rechtsbescherming van melders. De belangrijkste wijzigingen voor de meldregeling en melder zien op:
- Procedurele termijnen – Het binnen 7 dagen bevestigen van een melding en uiterlijk binnen 3 maanden voorzien van een update over de opvolging (artikel 2 Wbk).
- Extern melden – Het recht van melders om een vermoeden van een misstand direct extern te melden bij een bevoegde autoriteit, zoals de Nederlandse Zorgautoriteit (artikel 2c Wbk).
- Bescherming tegen benadeling – De bescherming van melders tegen benadeling in verband met het doen van een melding, zoals (dreiging met) ontslag, schorsing, demotie, een negatieve beoordeling of een schriftelijke berisping (artikel 17 Wbk).
- De omkering van de bewijslast – Bij benadeling van een melder tijdens én na de behandeling van een melding wordt vermoed dat die benadeling het gevolg is van de melding, dan wel de openbaarmaking van de melding (artikel 17eb Wbk).
- Uitsluiting van aansprakelijkheid – Een melder kan, onder voorwaarden, niet aansprakelijk worden gehouden voor de gevolgen van een inbreuk op een beperking van de openbaarmaking van informatie (artikel 17f Wbk).
De Wbk biedt daarmee een specifieke regeling waarin is bepaald waar de procedure van werkgevers aan moet voldoen. Zo moeten werkgevers in de procedure vastleggen op welke wijze een melder zijn of haar melding kan doen (zoals schriftelijk of telefonisch) en dat een werknemer de mogelijkheid heeft om een adviseur in vertrouwen te nemen. Werkgevers zijn bovendien verplicht om meldingen te registreren in een daarvoor ingericht register. Daarnaast is van belang dat wordt vastgelegd bij welke onafhankelijke functionaris(sen) het vermoeden van een misstand kan worden gemeld en welke functionarissen opvolging kunnen geven aan die melding. Verder geldt dat indien een melder bijvoorbeeld wordt belemmerd in het doen van een melding of wordt benadeeld, dat hij een vordering kan instellen bij de civiele rechter tot naleving dan wel tot schadevergoeding (eventueel met een dwangsom). Werkgevers moeten er dus op bedacht zijn dat de Wbk belangrijke nieuwe verplichtingen met zich meebrengt.
Ruim bereik
De Wbk heeft een vergaand bereik, mede vanwege de ruime terminologie die de wet hanteert.
Zo wordt onder een ‘misstand’ niet alleen een (gevaar voor) schending van het Unierecht (denk aan productveiligheid) verstaan, maar ook handelingen of nalatigheid waarbij het maatschappelijk belang in het geding is. Van dat laatste is in ieder geval sprake indien de handeling (of nalatigheid) niet louter persoonlijke belangen raakt en sprake is van een patroon of structureel karakter, dan wel een ernstige of omvangrijke handeling. Denk bijvoorbeeld aan een schending van een wettelijk voorschrift of verplichte interne regels van de werkgever (zoals op basis van de Arbowet). Een ander voorbeeld is een gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid van personen, het milieu of het goed functioneren van de openbare dienst. Recente rechtspraak laat wel zien dat een verruiming van de termen van de Wbk een potentieel grotere rechtsbescherming van werknemers meebrengt.
Daar komt bij dat ondernemingen met vestigingen in verschillende landen een meldpunt moeten hebben per land. Werknemers dienen beschermd te worden met de waarborgen die de wetgeving van het specifieke land biedt bij het doen van een melding. Ook organisaties met minder dan 50 werknemers kunnen onder de verplichtingen van de Wbk vallen, bijvoorbeeld bedrijven die ‘Wwft-plichtig’ zijn (artikel 2 lid 3 Wbk).
Het ruime bereik van de Wbk blijkt ook uit de instemmingsvereisten van de wet. Bij ondernemingen met een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging is de instemming vereist voor elk besluit dat ziet op de vaststelling, wijziging of intrekking van een meldprocedure (artikel 27 lid 1 sub m WOR). Bij ondernemingen zonder een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging geldt dat de instemming van minimaal 50% van alle werknemers vereist is voor de vaststelling van een meldprocedure. Belanghebbende werknemers kunnen zelfs een verzoek bij de kantonrechter indienen voor het laten vaststellen van een meldprocedure door de werkgever. Kortom, de medezeggenschap dient tijdig te worden betrokken in verband met het hen toekomende instemmingsrecht.
Meldregeling opstellen
Veel werkgevers hebben op dit moment nog geen meldregeling die in lijn is met de nieuwe wet. Wat betekent dit in uw concrete geval? Een meldregeling voor klokkenluiders kent vaak maatwerk omdat iedere organisatie uniek is. Dit betekent dat een werkende meldregeling die goed bij uw onderneming past én uiteraard in overeenstemming is met de nieuwe wet, cruciaal is. Wij denken graag met u mee en kunnen op zeer korte termijn een meldregeling voor u opstellen of aanpassen.
Heeft u vragen hierover en kunnen wij u daarbij helpen? Wilt u een klokkenluidersregeling die voldoet aan de eisen van de wet? Mail ons op legal@fortunadeo.nl.
